どーもライスパ(@Lspiral00001)です。
私は本業では、求人広告の営業職をしています。その際に「顧客管理をどうするか?」で困っていました。

あのお客様の情報はどこに書いたっけ?

確かに書いたはずなんだけどなぁ・・・

いつどこに書いたか覚えてないよ・・・

「one note」を使えば、簡単に検索できて、外からでもスマホで確認できるから便利だよ
私は今まで、「エクセルでまとめてみたり」、「ノートで管理したり」、「ルーズリーフバインダーを使って」管理を試みたことがあります。
そしてたどり着いた答えが「One note」でした。
「One Note」は本当に便利で使いやすいので、ぜひチェックしてみてください。
では早速、具体的に解説していきたいと思います。
※2021年後半からは、「notion」を活用しています。

ONE NOTEとは? メリットと合わせて解説します。
「ONE NOTE」は、マイクロソフトが運営するオンライン上であらゆるデータを記録できるクラウドサービスの事です。
ネット上の手帳とかノートみたいなものです。

これだけたくさんのことが出来て、無料で利用できます。

マイクロソフトのアカウントがあれば、誰でも利用できます
ONE NOTEで、できる便利な事

では早速One noteについて解説していきます。
まず、このOne noteを使う事で実現できる素敵な事から紹介したいと思います。
- あらゆる情報を整理できる
- 「重要」「タスク」など、わかりやすくマークを付ける事ができる
- 指やペンで書き込みも可能
- 音声・動画での記録ができる
- 複数デバイスで使用できる→スマホ、パソコン,macなどネット接続できればいつでも同期
特に便利なのが、①と⑤です。
あらゆるデータを記録でき、メールやパワポ、音声データも保管しておく事が可能です。
また、One noteはクラウドサービスだから、ネット環境があり、ログインできれば、外出先でも確認する事ができます。

使い方に慣れれば、非常に便利で手放せないツールとなります。
ONE NOTE のメリットはこの4つ!

次に、私が実際使用した中で感じたメリットを4つ紹介します。
ONE NOTEのメリット
- 外出先から、情報を確認できる
- 過去の情報を検索するのが楽
- 商談に集中でき、まとめる事で情報の整理が可能
- ファイルを添付できる
One Noteのメリット①:外出先から、情報を確認できる
One noteは、クラウドサービスなので、ネットに繋がれば情報を確認できます。
外出先でスマホやタブレットでアクセスすれば、情報を閲覧・管理できます。
例えば、あなたが営業をしていて、商談先でわからないことがあっても、OneNoteにアクセスできれば、情報を確認することが可能です。
このように、外出先でも情報にアクセスできるのが、一つ目のメリットです。
One Noteのメリット②:過去の情報を検索するのが楽
二つ目のメリットは、検索機能についてです。
OneNoteの検索は、キーワードを入力して検索すれば、該当する文字が検索されます。
商談前に「あれなんだっけ?」という場合に、探したいキーワードを検索すれば、すぐに回答がでてきます。
スマホでサクッと確認できるから、商談時に困る事はありません。
One Noteのメリット③:商談に集中でき、まとめることで情報の整理が可能
3つ目のメリットは、営業職の方なら実感するはずです。
OneNoteを活用すると、商談に集中できます。
効率的な商談スタイル
- 商談時は、ノートにメモをする
- 帰社後、OneNoteにまとめる
商談時は、ノート・手帳などにメモしましょう。
相手によっては、パソコンに文字をカタカタ入力するのを、好まない人が多くいます。
また、タイピングで遅かったり、誤りがあると商談に集中できません。
それを避けるためにも、ノートにメモをして商談に集中しましょう。
商談後は、メモを振り返り、情報を整理することが可能になります。
振り返る事で、頭がすっきりして、気づきも生まれ、次の行動が明確になります。

情報の整理を継続すると、あなただけの顧客管理が完成します
One Noteのメリット④:ファイルを添付できる
最後のメリットは、ファイル添付が可能なことです。
OneNoteは、あらゆるデータを保管できまる。
例えば、パワポや資料のようなテキストデータはもちろんですが、商談を録音した音声データも添付できます。
あの日の商談どうだったかな?
という場合でも、音声データやメモを保存しておけば、いつでも情報にアクセスできます。
ファイルは、一般的な形式であれば、保存は可能。

windowsで保管できる形式は、ほぼ保管できると考えて問題ありません
このように、OneNoteには、4つのメリットがあります。
One noteを活用すれば、情報を見直し、お客様の情報を網羅的に把握する事が可能になります。
結果的に、お客様に最大の価値を提供する事ができるようになります。

営業の強い味方になってくれます!
営業ノートのまとめかたの歴史

ちょっとだけ余談です。
私の顧客管理の歴史をまとめてみたので、是非ご覧ください。(興味ない人は飛ばしてOKです)
- 一冊のノートにまとめる
- システム手帳にまとめる
- ルーズリーフ+バインダー
- One Noteに集約
時系列的にはこんな感じです。現在は「One Note」に集約で落ち着いています。そこに至るまでの流れを書いていきたいと思います。
※2022年時点では、「notion」も活用しています。

営業ノートの歴史①:ノート一冊にまとめる。
2013年に「情報は一冊のノートにまとめなさい」という書籍が大流行し、私も実践致しました。
仕事やプライベートの情報を一冊にまとめているので、そのノートだけを見ればいいので、非常に楽でした。
次第に抱えた不満はこちら・・・
- お客様毎に情報をまとめられない
- 古いノートに書かれた情報を調べに行くのが大変
3冊目までは、良かったんですが、情報を探すのが大変になってきました。
そこで、お客様ごとに情報をまとめられるかを考えて実践してみたのが、システム手帳です。
営業ノートの歴史②:システム手帳にまとめる。

一冊のノートにまとめてたけど、「なにかいい方法ないかな?」と悩んでいました。
そんな時に手帳の雑誌を読んで「システム手帳であれば解決できるのでは!?」と、思いつき実践しました。
- リフィルを活用し、お客様毎の情報管理が可能になる
- 古い情報も、すぐに探せるようになる
リフィルは取り外しが容易なので、お客様毎に分類する事が容易でした。
お客様ごとに管理でき、「あいうえお順に並べれば」過去の情報もすぐに探せるようになりました!
システム手帳の不満はこちら・・・
- 記載するスペースが狭い
- ノートと比較すると、システム手帳は重たい
システム手帳を購入は、この時が初めてでした。
衝動買いをしたので、サイズは気にせず、見た目とブランドで購入しました。
当初は、一冊に管理していた時の不満が解消され、非常に良かったのです。
次第に「記載するスペースが狭い」「システム手帳が重たい」と不満を感じるようになりました。

次第にシステム手帳の重たさにイライラし、持ち歩くのが億劫になってしまいました。
そこでシステム手帳ではなく別の方法を考えていました。で、思いついたのが「ルーズリーフ」です。
営業ノートの歴史③:ルーズリーフ+バインダーにまとめる
そんな課題を解消するために、ルーズリーフをバインダーに格納する方法でした。
- 商談時、気になったことはルーズリーフにメモをする
- メモした内容を、バインダーにお客様ごとに保管をする


私が使っていたのはこの2つです。

ルーズリーフ+バインダーで解消できた悩み
- 記載するスペースが広い・・・A5サイズを購入したので、記載するスペースが広い。
- 軽い・・・キャンパスノート程度なので、手帳と比較すると軽い。
- 安い・・・ルーズリーフ100枚で300~500円程度
手帳と比較すると、書くスペースが広くて軽くてしかも安い。
すっかり気に入って、2年以上「ルーズリーフ+バインダー」を続けていました。
しかし、唯一の困った事がありました。それは、外出時に確認できないこと。
特に大きな課題とは感じていませんでしたが、何かいい方法があるか考えました。
その時、思いついたのはスマホとの連動です。それが「one note」です。
営業ノートの歴史④:One Noteにまとめる
「One Note」というのは、マイクロソフトが提供しているアプリです。
エバーノートのマイクロソフト版と言えばわかりやすいでしょうか。

引用:ferret
私のOneNote活用法
- 商談時は今まで通りノートを使用し、その情報をOne Noteにまとめる。
メリットは先程も紹介したように、この4つです。
ONE NOTEのメリット
- 外出先から、情報を確認できる
- 過去の情報を検索するのが楽
- 商談に集中でき、まとめる事で情報の整理が可能
- ファイルを添付できる
このOneNoteの活用に変更してから、「要約力を身につけることができました」

しかも想像以上の効果でした
一方、マイナス面も書いておくと「要約が面倒と感じる場合もある」です。
時間がないときはちょっと億劫になっちゃいます・・・。
※タブレットは断念した歴史があります。
One Noteを使い始めてから、「直接One Noteに書けばいいじゃん」と思い、タブレットを購入しました。
しかし、入力することで精一杯になり、商談に集中できず断念しました。
この為に当時「ipad」を購入しましたが、今では家でアマゾンプライムビデオを見る端末になっています。

今はノートに手書きで書くことで落ち着いています。
まとめ 外出先でも情報が確認できるから便利


One Noteで顧客管理することで、たくさん良いことがありました
- いつでも情報を取り出す事ができる。
- 検索するのが楽なので、探す時間の短縮になります。
- スマホは常に持ち歩いているので、何かあってもすぐに対応できます。
他にもお客様の引き継ぎを行う際に、OneNoteのアカウントを引き継げば、情報を引き継げるので、すごく楽です
異動や退職の場合でも、新しく引き継ぎシートを作る手間も省けます。
ONE NOTEのアカウントを引き継ぎをするだけで、顧客情報の履歴をそのまま後任へ渡すことができますので楽です。
OneNoteを活用するメリットを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?
ノート術は色々試して、自分のスタイルにあったものを使ってください。
少しでも、あなたの顧客管理の参考になれば嬉しいです。
そして最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。
他にも顧客管理やノートについての記事も書いているので、ぜひご覧下さい
→2021年ベストMacApp「craft」を活用した顧客管理術はこちら




