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【営業×ノート術】One Noteを活用したおすすめの顧客管理術

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どーもライスパ(@Lspiral00001)です。

 

私は本業では、求人広告の営業職をしています。

その際に困っている事がありました。

それは、顧客管理です。

 

 

困った人
困った人
あのお客様の情報はどこに書いたっけ?
困った人
困った人
確かに書いたはずなんだけどなぁ・・・
困った人
困った人
いつどこに書いたか覚えてないよ・・・
ライスパ
ライスパ
「one noteを使えば、簡単に検索できて、外からでもスマホで確認できるから便利だよ

 

私は今までに、エクセルでまとめてみたり、ノートで管理したり、ルーズリーフバインダーを使った事もあります。

そしてたどり着いた答えが「One note」でした。

 

「One Note」は本当に便利で使いやすいので、ぜひチェックしてみてください。

 

では早速、具体的に解説していきたいと思います。

ONE NOTEとは? メリットと合わせて解説します。

「ONE NOTE」は、マイクロソフトが運営するオンライン上であらゆるデータを記録できるクラウドサービスの事です。

ネット上の手帳とかノートみたいなものです。

ONE NOTE こんな便利な事ができます。

では早速One noteについて解説していきます。

 

まず、このOne noteを使う事で実現できてしまう素敵な事から紹介したいと思います。

 

 

特に便利なのが、①と⑤です。

なぜなら、あらゆるデータを記録できるから、メールやプレゼン用のパワポとか、音声データも保管しておく事が可能です。

また、One noteはクラウドサービスだから、ログインさえできれば、外出先でも確認する事ができます。

使い方に慣れれば、非常に便利で手放せないツールとなります。

 

ONE NOTE のメリットはこの5つ!

次に、私が実際使用した中で感じたメリットを5つ紹介します。

 

One noteは、クラウドサービスなので、外出先でスマホやタブレットなどあらゆるデバイスで、情報を閲覧・管理できるのが一番便利な部分です。

また、商談前に「あれ前回どうだっけ?」という場合に、ノートでの管理だと探すのが大変ですが、クラウドサービスなので検索も、スマホでサクッと確認できます。

便利です。

 

他に便利と感じたのが、商談に集中できる事です。

商談時は、ノート・手帳などにメモしますが、それを商談後に振り返りながらまとめる事で、商談ノートが作成できます。

あらためて振り返る事で、頭がすっきりして、気づきも生まれます。

 

そしてあらゆるデータを保管できるのが、One noteの強みなので、商談を録音したデータも添付できるし、パワポや資料なども添付できます。

だからあの日の商談どうだったかな?という場合でも、振り返りが容易に行なえます。

 

顧客情報を管理する事で、情報の蓄積が可能となります。

人間だからどうしても忘れてしまう事はあると思います。

だからOne noteを活用して、情報を見直し、お客様の情報を網羅的に把握する事で、最大の価値を提供する事ができるようになります。

競合と差を付ける事ができます!!

 

営業ノートのまとめかたの歴史

ちょっとだけ余談です。

私の顧客管理の歴史をまとめてみたので、是非ご覧ください。(興味ない人は飛ばしてOKです)

営業ノートの歴史
  1.  一冊のノートにまとめる
  2. システム手帳にまとめる
  3. ルーズリーフ+バインダー
  4. One Noteに集約。

時系列的にはこんな感じでしょうか。

現在は「One Note」に集約で落ち着いています。そこに至るまでの流れを書いていきたいと思います。

歴史① ノート一冊にまとめる。

2013年に「情報は一冊のノートにまとめなさい」という書籍が大流行し、私も実践致しました。

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一冊にまとめているので、そのノートだけを見ればいい。

まさにこれです。どこに書いたか?探すのはこの一冊だけでいいので考えなくていいので楽です。

・お客様毎にまとめられない。

・古いノートに書かれた情報を調べに行くのが大変。

2冊目くらいまでは、非常に良かったんですが、だんだんと情報を探すのが大変になってきました。

それなので、どうしたらお客様ごとにまとめられるかを考えて実践してみたのが、システム手帳です。

歴史② システム手帳にまとめる。

年末近くなると手帳活用の雑誌が多く出ます。

当時一冊にまとめてたけど、「どうだろう?」と悩んでいる時に、たまたまこの手帳の雑誌を読んで「システム手帳の活用で解決できるのでは!?」思いつき実践しました。

  • リフィルを活用しお客様毎の情報がまとめられるようになる
  • 古い情報もすぐに探せるようになる。

リフィルは取り外しが容易なので、お客様ごとわける事が簡単にできました。

だからお客様ごとに分けられて、昔の情報もすぐに探せるようになりました!

  • 書くスペースが小さい。
  • 重たい。

システム手帳を購入したのが、この時が初めてでした。

衝動買いをしたので、サイズは気にせず、見た目とブランドで購入しました。

しかし、使用していく中で書くスペースが小さい事に気が付きました。

そうしているうちに、書きたいのにスペースがなくて、書けない事にストレスを感じるようになっていました。

ライスパ
ライスパ
どんどん分厚くなり、結果的に重たくなってきた。

持ち歩くのが億劫に・・・。

 

もうだめですね。

そこで手帳ではなく別の方法を考えていました。

 

で、思いついたのが「ルーズリーフ」です。

歴史③ ルーズリーフ+バインダーにまとめる

そんな課題を解消するために、ルーズリーフをバインダーに格納する方法でした。

ルーズリーフ活用法

日々の商談時はルーズリーフに書く。

それをバインダーにお客様毎に保管するだけです。

 

私が使っていたのはこの2つです。

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広い・・・A5サイズを購入したので、記載するスペースが広い。

軽い・・・キャンパスノート程度なので、手帳と比較すると軽い。

安い・・・ルーズリーフ100枚で300~500円程度。

手帳と比較すると、書くスペースが広くて軽くてしかも安い。

 

だから2年以上このやり方を続けていました。

お客様の情報も「あ行、か行・・・」と顧客名毎に管理していたので、バインダーを確認すればいいので、非常に快適でした。

しかし、唯一の困った事がありました。

外出時に確認できない。

特に大きな課題とは感じていませんでしたが、何かいい方法があるか考えました。

その時、思いついたのはスマホとの連動です。

それが「one note」です。

歴史④ One Noteにまとめる

「One Note」というのは、マイクロソフトが提供しているアプリです。

エバーノートのマイクロソフト版と言えばわかりやすいでしょうか。

引用:ferret

無料で使えるOffice系ソフト「OneNote」ってなにができるの?基本情報と3つの特徴を解説

私の活用法

商談時は今まで通りノートを使用し、その情報をOne Noteにまとめる

ノートに書いた商談内容を要約して、One noteへ入力するので、要約力がつきました。

  • 外出先からでも確認できる。
  • 過去の情報を検索するのが楽。
  • いろんなノートを使える。(私は文房具が好きなのでいろんなノートを使ってみたいんです)
  • 商談の内容を、まとめる事で頭がスッキリする。
  • 添付ファイルもつけられる。

特にありません。

 

やはり外出先でも情報が確認ができて便利でした。

また商談時はノートにメモしているので、商談に集中できます。

 

細かい事だと、商談時に年配の方だと、PCに入力するのを嫌う人もいますが、それも防げます。

 

要約力UPの実現!!

 

ノートに書いた商談内容を要約して、このOne noteへまとめます。

この時、商談内容を振り返る事ができ、頭の整理ができます。

これをOne noteに書くので、まとまった内容を保存しておく事ができます。

これは想像以上の効果でした。

 

一方、マイナス面は「要約するのが面倒臭い時が出てきてしまう事」です。

時間がないときはちょっと億劫になっちゃいます・・・。

 

※タブレットは断念した歴史があります。

One Noteを使い始めてから、

「いきなりOne Noteに書いちゃえばいいじゃん」と思い、

タブレット使い書こうとしましたが、入力する事にいっぱいになってしまい商談に集中できず断念しました。

この為に当時「ipad」を購入しましたが、今では家でアマゾンプライムビデオを見る端末になっています。

今はノートに手書きで書くことで落ち着いています。

まとめ 外出先でも情報が確認できるから便利

One Noteに情報を集約する事により、

  • いつでも情報を取り出す事ができる。
  • 検索するのが楽なので、探す時間の短縮になります。
  • スマホは常に持ち歩いているので、何かあってもすぐに対応できます
  • アカウントを引き継げば、引き継ぎ完了!

だからおすすめです。

あと、仮に異動や退職になった際でも新しく引き継ぎシートを作る手間も省けます。

 

ONE NOTEのアカウントを引き継ぎをするだけで、顧客情報の履歴をそのまま後任へ渡すことができますので楽です。

こういうノート術は色々試してみて自分のスタイルにあったものを使ってください。

そのお手伝いになれば嬉しいです。

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※ビジネスシーン(商談時恥ずかしくない)ノートをまとめたので、

【文房具】書き心地で選んだビジネスシーンでおすすめのノート7選+おまけ。2020年度版。

も是非ご覧下さい。

https://l-spiral.com/200303note_select7/

ABOUT ME
ライスパ
本業は、都内の求人総合代理店の営業。 副業で趣味ブロガーとなる。本業×副業=パラレルキャリアを目指し市場価値UPを目指しています。 興味があるのは、ビジネススキル/西武ライオンズ/プロレス/読書/ランニング/文房具/手帳/ゲーム/マンガ/小説/海外ドラマ/筋トレ/器/建築だよ。 好きな言葉:継続は力なり。
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