買って良かったガジェット10選★詳細★

【営業×ノート術】One Noteを活用した顧客管理術「おすすめの手法」

  • URLをコピーしました!

どーもライスパ(@Lspiral00001)です。

私は本業では、求人広告の営業職をしています。その際に「顧客管理をどうするか?」で困っていました。

疑問な人

あのお客様の情報はどこに書いたっけ?

困った人

確かに書いたはずなんだけどなぁ・・・

困った人

いつどこに書いたか覚えてないよ・・・

ライスパ

「one note」を使えば、簡単に検索できて、外からでもスマホで確認できるから便利だよ

私は今まで、「エクセルでまとめてみたり」、「ノートで管理したり」、「ルーズリーフバインダーを使って」管理を試みたことがあります。

そしてたどり着いた答えが「One note」でした。

「One Note」は本当に便利で使いやすいので、ぜひチェックしてみてください。

では早速、具体的に解説していきたいと思います。

※2021年後半からは、「notion」を活用しています。

クリックできる目次

ONE NOTEとは? メリットと合わせて解説します。

「ONE NOTE」は、マイクロソフトが運営するオンライン上であらゆるデータを記録できるクラウドサービスの事です。

ネット上の手帳とかノートみたいなものです。

これだけたくさんのことが出来て、無料で利用できます。

ライスパ

マイクロソフトのアカウントがあれば、誰でも利用できます

ONE NOTEで、できる便利な事

では早速One noteについて解説していきます。

まず、このOne noteを使う事で実現できる素敵な事から紹介したいと思います。

ONE NOTEでできること
  1. あらゆる情報を整理できる
  2. 「重要」「タスク」など、わかりやすくマークを付ける事ができる
  3. 指やペンで書き込みも可能
  4. 音声・動画での記録ができる
  5. 複数デバイスで使用できる→スマホ、パソコン,macなどネット接続できればいつでも同期

特に便利なのが、①と⑤です。

あらゆるデータを記録でき、メールやパワポ、音声データも保管しておく事が可能です。

また、One noteはクラウドサービスだから、ネット環境があり、ログインできれば、外出先でも確認する事ができます。

ライスパ

使い方に慣れれば、非常に便利で手放せないツールとなります。

ONE NOTE のメリットはこの4つ!

次に、私が実際使用した中で感じたメリットを4つ紹介します。

ONE NOTEのメリット

  1. 外出先から、情報を確認できる
  2. 過去の情報を検索するのが楽
  3. 商談に集中できまとめる事で情報の整理が可能
  4. ファイルを添付できる

One Noteのメリット①:外出先から、情報を確認できる

One noteは、クラウドサービスなので、ネットに繋がれば情報を確認できます。

外出先でスマホやタブレットでアクセスすれば、情報を閲覧・管理できます。

例えば、あなたが営業をしていて、商談先でわからないことがあっても、OneNoteにアクセスできれば、情報を確認することが可能です。

このように、外出先でも情報にアクセスできるのが、一つ目のメリットです。

One Noteのメリット②:過去の情報を検索するのが楽

二つ目のメリットは、検索機能についてです。

OneNoteの検索は、キーワードを入力して検索すれば、該当する文字が検索されます。

商談前に「あれなんだっけ?」という場合に、探したいキーワードを検索すれば、すぐに回答がでてきます。

スマホでサクッと確認できるから、商談時に困る事はありません。

One Noteのメリット③:商談に集中でき、まとめることで情報の整理が可能

3つ目のメリットは、営業職の方なら実感するはずです。

OneNoteを活用すると、商談に集中できます。

効率的な商談スタイル

  • 商談時は、ノートにメモをする
  • 帰社後、OneNoteにまとめる

商談時は、ノート・手帳などにメモしましょう。

相手によっては、パソコンに文字をカタカタ入力するのを、好まない人が多くいます。

また、タイピングで遅かったり、誤りがあると商談に集中できません。

それを避けるためにも、ノートにメモをして商談に集中しましょう。

商談後は、メモを振り返り、情報を整理することが可能になります。

振り返る事で、頭がすっきりして、気づきも生まれ、次の行動が明確になります。

ライスパ

情報の整理を継続すると、あなただけの顧客管理が完成します

One Noteのメリット④:ファイルを添付できる

最後のメリットは、ファイル添付が可能なことです。

OneNoteは、あらゆるデータを保管できまる。

例えば、パワポや資料のようなテキストデータはもちろんですが、商談を録音した音声データも添付できます。

あの日の商談どうだったかな?

という場合でも、音声データやメモを保存しておけば、いつでも情報にアクセスできます。

ファイルは、一般的な形式であれば、保存は可能。

ライスパ

windowsで保管できる形式は、ほぼ保管できると考えて問題ありません


このように、OneNoteには、4つのメリットがあります。

One noteを活用すれば、情報を見直し、お客様の情報を網羅的に把握する事が可能になります。

結果的に、お客様に最大の価値を提供する事ができるようになります。

ライスパ

営業の強い味方になってくれます!

営業ノートのまとめかたの歴史

ちょっとだけ余談です。

私の顧客管理の歴史をまとめてみたので、是非ご覧ください。(興味ない人は飛ばしてOKです)

営業ノートの歴史
  • 一冊のノートにまとめる
  • システム手帳にまとめる
  • ルーズリーフ+バインダー
  • One Noteに集約

時系列的にはこんな感じです。現在は「One Note」に集約で落ち着いています。そこに至るまでの流れを書いていきたいと思います。

※2022年時点では、「notion」も活用しています。

営業ノートの歴史①:ノート一冊にまとめる。

2013年に「情報は一冊のノートにまとめなさい」という書籍が大流行し、私も実践致しました。

仕事やプライベートの情報を一冊にまとめているので、そのノートだけを見ればいいので、非常に楽でした。

次第に抱えた不満はこちら・・・

  • お客様毎に情報をまとめられない
  • 古いノートに書かれた情報を調べに行くのが大変

3冊目までは、良かったんですが、情報を探すのが大変になってきました。

そこで、お客様ごとに情報をまとめられるかを考えて実践してみたのが、システム手帳です。

営業ノートの歴史②:システム手帳にまとめる。

一冊のノートにまとめてたけど、「なにかいい方法ないかな?」と悩んでいました。

そんな時に手帳の雑誌を読んで「システム手帳であれば解決できるのでは!?」と、思いつき実践しました。

  • リフィルを活用し、お客様毎の情報管理が可能になる
  • 古い情報も、すぐに探せるようになる

リフィルは取り外しが容易なので、お客様毎に分類する事が容易でした。

お客様ごとに管理でき、「あいうえお順に並べれば」過去の情報もすぐに探せるようになりました!

システム手帳の不満はこちら・・・

  • 記載するスペースが狭い
  • ノートと比較すると、システム手帳は重たい

システム手帳を購入は、この時が初めてでした。

衝動買いをしたので、サイズは気にせず、見た目とブランドで購入しました。

当初は、一冊に管理していた時の不満が解消され、非常に良かったのです。

次第に「記載するスペースが狭い」「システム手帳が重たい」と不満を感じるようになりました。

ライスパ

次第にシステム手帳の重たさにイライラし、持ち歩くのが億劫になってしまいました。

そこでシステム手帳ではなく別の方法を考えていました。で、思いついたのが「ルーズリーフ」です。

営業ノートの歴史③:ルーズリーフ+バインダーにまとめる

そんな課題を解消するために、ルーズリーフをバインダーに格納する方法でした。

ルーズリーフ活用法
  • 商談時、気になったことはルーズリーフにメモをする
  • メモした内容を、バインダーにお客様ごとに保管をする

私が使っていたのはこの2つです。

ルーズリーフ+バインダーで解消できた悩み

  • 記載するスペースが広い・・・A5サイズを購入したので、記載するスペースが広い。
  • 軽い・・・キャンパスノート程度なので、手帳と比較すると軽い。
  • 安い・・・ルーズリーフ100枚で300~500円程度

手帳と比較すると、書くスペースが広くて軽くてしかも安い。

すっかり気に入って、2年以上「ルーズリーフ+バインダー」を続けていました。

しかし、唯一の困った事がありました。それは、外出時に確認できないこと。

特に大きな課題とは感じていませんでしたが、何かいい方法があるか考えました。

その時、思いついたのはスマホとの連動です。それが「one note」です。

営業ノートの歴史④:One Noteにまとめる

「One Note」というのは、マイクロソフトが提供しているアプリです。

エバーノートのマイクロソフト版と言えばわかりやすいでしょうか。

引用:ferret

無料で使えるOffice系ソフト「OneNote」ってなにができるの?基本情報と3つの特徴を解説

私のOneNote活用法

  • 商談時は今まで通りノートを使用し、その情報をOne Noteにまとめる

メリットは先程も紹介したように、この4つです。

ONE NOTEのメリット

  1. 外出先から、情報を確認できる
  2. 過去の情報を検索するのが楽
  3. 商談に集中できまとめる事で情報の整理が可能
  4. ファイルを添付できる

このOneNoteの活用に変更してから、「要約力を身につけることができました」

ライスパ

しかも想像以上の効果でした

一方、マイナス面も書いておくと「要約が面倒と感じる場合もある」です。

時間がないときはちょっと億劫になっちゃいます・・・。

※タブレットは断念した歴史があります。
One Noteを使い始めてから、「直接One Noteに書けばいいじゃん」と思い、タブレットを購入しました。
しかし、入力することで精一杯になり、商談に集中できず断念しました。

この為に当時「ipad」を購入しましたが、今では家でアマゾンプライムビデオを見る端末になっています。

今はノートに手書きで書くことで落ち着いています。

まとめ 外出先でも情報が確認できるから便利

ライスパ

One Noteで顧客管理することで、たくさん良いことがありました

OneNoteを使って良かったこと
  • いつでも情報を取り出す事ができる。
  • 検索するのが楽なので、探す時間の短縮になります。
  • スマホは常に持ち歩いているので、何かあってもすぐに対応できます。

他にもお客様の引き継ぎを行う際に、OneNoteのアカウントを引き継げば、情報を引き継げるので、すごく楽です

異動や退職の場合でも、新しく引き継ぎシートを作る手間も省けます。

ONE NOTEのアカウントを引き継ぎをするだけで、顧客情報の履歴をそのまま後任へ渡すことができますので楽です。

OneNoteを活用するメリットを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?

ノート術は色々試して、自分のスタイルにあったものを使ってください。

少しでも、あなたの顧客管理の参考になれば嬉しいです。

そして最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。

他にも顧客管理やノートについての記事も書いているので、ぜひご覧下さい

→2021年ベストMacApp「craft」を活用した顧客管理術はこちら

この記事が気に入ったら
フォローしてね!

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
クリックできる目次
閉じる