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【営業×ノート術】One Noteを活用したおすすめの顧客管理術

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どーもライスパ(@Lspiral00001)です。

私は営業職をしていますが、顧客管理で困っていました。その結果、試行錯誤して辿り着いた「One Note」について書いていきたいと思います。

困った人
困った人
あのお客様の情報はどこに書いたっけ?
困った人
困った人
確かに書いたはずなんだけどなぁ・・・
困った人
困った人
いつどこに書いたか覚えてないよ・・・
ライスパ
ライスパ
「one noteを使えば、検索も容易でスマホでも確認できるから便利だよ

私は営業をしてますが、お客様の情報のまとめ方に苦労していました。

しかし、「One note」を活用する事で大きく変わる事ができました。

では具体的に解説していきたいと思います。

ONE NOTEとは? メリットと合わせて解説します。

「ONE NOTE」は、オンライン上であらゆるデータを記録できるツールです。

類似サービスとしてEvernoteがありますが、それのマイクロソフト版と考えるとわかりやすいです。

ONE NOTE できる事

使い方に慣れれば非常に便利なツールとなります。

ONE NOTE メリット

次に私が実際使用した中で感じたメリットを5つ紹介します。

スマホやタブレットがあれば、どこでも情報を管理できるのが一番便利な部分です。

商談前に「あれ前回どだっけ?」みたいな時でも、スマホでサクッと確認できます。

具体的には、「歴史④ ONE NOTE」で書いているので、そちらをご確認ください。

顧客情報管理で困っていた事と身体の衰え。

困った仕草

さて、ではなぜ私はONE NOTEを使おうと思ったのでしょうか?

それは私は記憶力が良くないので、こんな事で困っていたからです。

困っていた事。課題

・前回訪問した時の商談内容を忘れる。1週間でも空いちゃうと忘れます。

・商談時「これやった方がいいな」という気づき。

・お客様から「これって何?」と聞かれ「後程確認して連絡します」と言ったを忘れる・・・。

・上司と同行した際、商談後、「これやっといて」と言われた内容。

やばいですね。書いててヤバいと思います。

私はこのように大事な事を忘れる傾向にあります。

共感してくれる営業の方はいますか?そんな方は少しだけお付き合いください。

このような事があり、様々なノート術を試しました。

「記憶力」の衰えの歴史。

遠くをみつめる

そして話は逸れますが、少しだけ「記憶力」の話をします。

20代の頃は、記憶力に自信がありました。

30代前半で衰えを感じ、(同時に体力も笑)

41歳の今は自身の記憶力は疑っていて、記憶ではなく記録したモノを信じるようにしています。

老いって怖いですね。男性の平均寿命の81歳です。

将来が怖いです。この先どうなっちゃうんでしょう?

営業ノートまとめかたの歴史と使い方

さて、そんな状態なので、営業ノートはどうしたらいいか?いろんな手法を試しました。

営業ノートの歴史

① 一冊のノートにまとめる

② システム手帳にまとめる

③ ルーズリーフ+バインダー

④ One Noteに集約。

時系列的にはこんな感じでしょうか。

現在は「One Note」に集約で落ち着いています。そこに至るまでの流れを書いていきたいと思います。

歴史① ノート一冊にまとめる。

2013年に「情報は一冊のノートにまとめなさい」という書籍が大流行し、私も実践致しました。

一冊にまとめているので、そのノートだけを見ればいい。

まさにこれです。どこに書いたか?探すのはこの一冊だけでいいので考えなくていいので楽です。

・お客様毎にまとめられない。

・古いノートに書かれた情報を調べに行くのが大変。

2冊目くらいまでは、非常に良かったんですが、だんだんと情報を探すのが大変になってきました。

それなので、どうしたらお客様ごとにまとめられるかを考えて実践してみたのが、システム手帳です。

歴史② システム手帳にまとめる。

年末近くなると手帳活用の雑誌が多く出ます。

当時一冊にまとめてたけど、「どうだろう?」と悩んでいる時に、たまたまこの手帳の雑誌を読んで「システム手帳の活用で解決できるのでは!?」思いつき実践しました。

・リフィルを活用しお客様毎の情報がまとめられるようになる。

・古い情報もすぐに探せるようになる。

リフィルは取り外しが容易なので、お客様ごとわける事が簡単にできました。

だからお客様ごとに分けられて、昔の情報もすぐに探せるようになりました!

・書くスペースが小さかった。(これは私のミスです。手帳のサイズをろくに調べもせずに、バイブルサイズを購入してしまいました。システム手帳は悪くないです。)

・重たい。

手帳はソメスサドルのバイブルサイズを約1万円で購入。

馬具メーカーが作成した手帳。馬具なのでもちろん馬の革を使用した手帳です。

システム手帳を購入したのがこの時初めてでした。

サイズは気にせずとりあえず見た目とブランドで購入しました。手帳は満足しています。

しかし、顧客管理という観点から言うと、書くスペースが小さい事に気が付き、書きたいのに書けない事にストレスを感じてしまっていました。

ライスパ
ライスパ
使っていくうちにどんどん分厚くなり、結果的に重たくなってしまいました。持ち歩くのが億劫に・・・。

そこで手帳ではなく別の方法はないかと考えていました。

そこで思いついたのが大学時代活用していた「ルーズリーフ」です。

歴史③ ルーズリーフ+バインダーにまとめる

そんな課題を解消するために、文房具屋に行った際にルーズリーフを見つけ「これいけんじゃん!?」と思って初めてみたのがこの手法です。

ルーズリーフ活用法

日々の商談時はルーズリーフに書く。

それをバインダーにお客様毎に保管するだけです。

私が使っていたのはこの2つです。

広い・・・A5サイズを購入したので、記載するスペースが広い。

軽い・・・キャンパスノート程度なので、手帳と比較すると軽い。

安い・・・ルーズリーフ100枚で300~500円程度。

手帳と比較すると、書くスペースが広くて軽くてしかも安い。

だから2年以上このやり方を続けていました。

お客様の情報も「あ行、か行・・・」と顧客名毎に管理していたので、バインダーを確認すればいいだったので、非常に快適でした。

しかし、唯一の困った事がありました。

外出時に確認できない。

「外出時に確認できない」のが課題でありました。

ただ正直、特に大きな課題とは感じていませんでした。

しかし何かいい方法があるか考えていて、思いついたのはスマホとの連動です。

それが「one note」です。

歴史④ One Noteにまとめる

「One Note」というのは、マイクロソフトが提供しているアプリです。

エバーノートのマイクロソフト版と言えばわかりやすいでしょうか。

引用:ferret

無料で使えるOffice系ソフト「OneNote」ってなにができるの?基本情報と3つの特徴を解説

私の活用法

商談時は今まで通りノートを使用し、その情報をOne Noteにまとめるだけ

ノートに書いた商談内容を要約して、One noteへ入力するので、要約力がつきました。

・外出先からでも確認できる。

・過去の情報を検索するのが楽。

・いろんなノートを使える。(私は文房具が好きなのでいろんなノートを使ってみたいんです)

・商談の内容を、まとめる事で頭がスッキリする。

・添付ファイルもつけられる。

・特にありません。

やはりルーズリーフ時代に不満に感じていた外出先でも情報が確認ができて便利でした。

また商談時はノートにメモをしているので、商談にも集中できます。

さらに効果的だったのが、ノートに書いた事を要約してこのOne noteへまとめるので、商談内容を振り返る事ができて、頭の整理ができます。

これは想像以上の効果でした。

また個人的には文房具が好きなので、いろんなノートを試す事ができるのは大きなポイントでした。

逆にマイナス面は特に感じていませんが、唯一上げるとすれば「要約するのが面倒臭いときがある」くらいです。

時間がないときはちょっと億劫になっちゃいます・・・。

※タブレットは断念した歴史があります。

One Noteを使い始めてから、

「いきなりOne Noteに書いちゃえばいいじゃん」と思い、

タブレット使い書こうとしましたが、入力する事にいっぱいになってしまい商談に集中できず断念しました。

この為に当時「ipad」を購入しましたが、今では家でアマゾンプライムビデオを見る端末になっています。

今はノートに手書きで書くことで落ち着いています。

まとめ 外出先でも情報が確認できるから便利

One Noteに情報を集約する事により、

  • いつでも情報を取り出す事ができる。
  • 検索するのが楽なので、探す時間の短縮になります。
  • スマホは常に持ち歩いているので、何かあってもすぐに対応できます
  • アカウントを引き継げば、引き継ぎ完了!

だからおすすめです。

あと、仮に異動や退職になった際でも新しく引き継ぎシートを作る手間も省けます。

ONE NOTEのアカウントを引き継ぎをするだけで、顧客情報の履歴をそのまま後任へ渡すことができますので楽です。

こういうノート術は色々試してみて自分のスタイルにあったものを使ってください。

そのお手伝いになれば嬉しいです。

Microsoft OneNote

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※ビジネスシーン(商談時恥ずかしくない)ノートをまとめたので、

【文房具】書き心地で選んだビジネスシーンでおすすめのノート7選+おまけ。2020年度版。

も是非ご覧下さい。

https://l-spiral.com/200303note_select7/

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ライスパ
ライスパ
本業は、都内の求人総合代理店の営業。 副業で趣味ブロガーとなる。本業×副業=パラレルキャリアを目指し市場価値UPを目指しています。 興味があるのは、 ビジネススキル/西武ライオンズ/新日本プロレス/読書/ランニング/スプラトゥーン2/ マンガ/北方謙三/小説/筋トレ/中村天風/器/建築/カメラ/ 好きな言葉:継続は力なり。
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